نرم افزار ERP چیست و چه کاربردی دارد؟

امروزه نرم‌افزار ERP به عنوان ابزاری ضروری برای شرکت‌ها در صنایع مختلف، از کسب‌وکارهای کوچک تا شرکت‌های چند ملیتی بزرگ، تبدیل شده است. نقش حیاتی آن در ادغام و مدیریت جوانب مختلف یک سازمان، بهینه‌سازی عملیات، افزایش بهره‌وری و تسهیل های تصمیم‌گیری مطلع است. ما در این مقاله درباره مزیت‌ها و معایب نرم‌افزار ERP همچنین موارد استفاده از آن در کسب و کارها توضیح داده‌ایم:

تاریخچه نرم افزار ERP

تاریخچه نرم‌افزار ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) به دهه ۱۹۶۰ و ۱۹۷۰ برمی‌گردد. در این زمان، شرکت‌ها شروع به استفاده از سیستم‌های کامپیوتری برای اتوماسیون کردند. این سیستم‌ها انواع عملکردها مانند مدیریت موجودی، لیست قطعات و برنامه‌ریزی ترا داشتند. سیستم‌های اولیه اغلب مستقل بودند و بر روی بخش‌های خاصی از عملیات تجاری تمرکز داشتند.

در دهه ۱۹۸۰ مفهوم سیستم‌های نرم‌افزاری یکپارچه به وجود آمد که هدف آن اتصال بخش‌های مختلف عملکرد یک سازمان بود. این مفهوم، پایه‌گذار نرم‌افزار ERP شد. اصطلاح “برنامه‌ریزی منابع سازمانی” توسط شرکت مشاوره و تحقیقات فناوری گارتنر در اوایل دهه ۱۹۹۰ معرفی شد.

دهه ۱۹۹۰ نرم‌افزار ERP توسعه قابل توجهی داشت. شرکت‌هایی مانند SAP، Oracle و Baan راه‌حل‌های جامع ERP را معرفی کردند که از توابع مختلفی مانند مالی، منابع انسانی، تولید، مدیریت زنجیره تامین و مدیریت ارتباط با مشتری تشکیل شده بودند. این سیستم‌ها به سازمان‌ها این امکان را می‌دادند تا عملیات خود را بهبود بخشیده، کارایی را افزایش دهند و دید بهتری از فرآیندهای خود کسب کنند.

در اوایل دهه ۲۰۰۰ نرم‌افزار ERP با معرفی راه‌حل‌های مبتنی بر وب و فناوری ابری بهبود یافت. این باعث شد که سیستم‌های ERP برای شرکت‌ها با هر قابلیتی، قابل دسترس و قابل مقایسه شوند. امکانات جدید ابری ERP مزایایی از جمله کاهش هزینه‌های زیرساخت و ارتقاهای آسان را ارائه می‌کردند.

در طول سال‌ها، نرم‌افزار ERP بهبود یافته و با تغییرات نیازهای تجاری سازمان‌ها سازگار شده است. سیستم‌های ERP مدرن اکنون فناوری‌های پیشرفته مانند هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و تحلیل داده را در بر می‌گیرند.این فناوری‌ها به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا از داده‌ها بهره‌برداری کرده و برای تصمیم‌گیری و بهینه‌سازی فرآیندها، بینش‌های ارزشمندی را کسب کنند.

برنامه ERP چیست؟

نرم‌افزار (ERP (Enterprise Resource Planning به یک نرم‌افزار یکپارچه اشاره دارد که برای مدیریت منابع سازمان‌ها و شرکت‌ها به کار می‌رود. سیستم ERP شامل مجموعه‌ای از برنامه‌ها و فرآیندهای کسب‌وکار است که به صورت یکپارچه و متمرکز، اطلاعات مربوط به منابع مختلف سازمان را در یک پایگاه داده مشترک جمع‌آوری و مدیریت می‌کند.

معرفی بهترین نرم افزارهای ERP

نرم‌افزاراهای ERP خارجی منتخب:

SAP ERP 

یکی از گسترده‌ترین و پرکاربردترین راه‌حل‌های ERP است. این نرم‌افزار ماژول‌هایی را برای مدیریت جوانب مختلف عملیات تجاری ارائه می‌دهد، از جمله: مالی، منابع انسانی، زنجیره تامین، تولید و مدیریت ارتباط با مشتری.    SAP ERP قابلیت‌ها و قابلیت قدرتمندی دارد که آن را برای سازمان‌ها مناسب می‌سازد.

Oracle ERP Cloud

 یک راه‌حل ERP مبتنی بر فناوری ابری است که یک مجموعه برنامه برای مدیریت مالی، تدارکات، مدیریت پروژه، زنجیره تامین و منابع انسانی ارائه می‌دهد. این نرم‌افزار قابلیت‌های تحلیل پیشرفته، هوش مصنوعی و یادگیری ماشین را فراهم می‌کند تا تصمیم‌گیری مبتنی بر داده و بهینه‌سازی فرآیند را ممکن سازد.

 Microsoft Dynamics 365 

این نرم افزار ERP و CRM نیز مبتنی بر فناوری ابری است و عملکردهای مختلف کسب‌وکار را یکپارچه می‌کند. این نرم‌افزار ماژول‌هایی برای مالی، فروش، خدمات مشتری، زنجیره تامین و عملیات ارائه می‌دهد. Microsoft Dynamics 365 رابط کاربری کاربر پسند، ارتباط موثر با سایر محصولات مایکروسافت و امکان سفارشی‌سازی و گسترش سیستم را فراهم می‌کند.

Infor ERP 

مجموعه‌ای از راه‌حل‌های ERP ویژه صنایع مختلف مانند تولید، توزیع، بهداشت و درمان و خدمات است. این نرم‌افزار ماژول‌هایی برای مدیریت مالی، زنجیره تامین، مدیریت سرمایه انسانی و مدیریت ارتباط با مشتری ارائه می‌دهد. Infor ERP به فراهم آوردن قابلیت‌ها و قابلیت ادغام عمیق برای صنایع خاص تمرکز دارد.

نرم‌افزاراهای ایرانی ERP منتخب:

رایمون

رایمون یکی از بهترین نرم‌افزارهای ERP در ایران است. این نرم‌افزار از معروف‌ترین برندها در صنعت و اکوسیستم شرکتهای دانش بنیان است و نزدیک به یک دهه در زمینه ERP فعالیت داشته است. رایمون با ارائه محصولی خلاقانه و نوآورانه توانسته محبوبیت زیادی در بین مشتریان خود داشته باشد. کیفیت نسبتا خوب، امکانات بالا به نسبت قیمت مناسب آن، از جمله ویژگی‌های این نرم افزار است.

سامه‌آرا

سامه آرا با بهره‌گیری از حدود ۵۰ مشاور و متخصص حرفه ای در زمینه SAP ERP به عنوان پر افتخارترین و پرکاربردترین تیم SAP ERP در ایران است. این نرم‌افزار راهکارهای کسب و کار مختص به هر رشته را دارد. سامه‌آرا در کنار محیط کاربری راحت و مدرن، قابلیت‌های فراوانی از جمله؛ سهولت کار با نرم افزار، سرعت عمل بالا و توسعه بخش‌های سیستم و… است. هر چند باید اذعان داشت این نرم‌افزار بدون ضعف نیست و مشکلاتی در حین کار در آن یافت می‌شود.

آرین سیستم

نرم افزار ERP آرین سیستم برای برنامه‌ریزی و مدیریت منابع و داده‌های یک سازمان به صورت جامع و پایدار کاربرد دارد. این نرم افزار همچنین با پایین آوردن نرخ هزینه‌های یک سازمان از طریق افزایش کارایی، قابلیت دسترسی آسان و یکپارچه به اطلاعات در تمامی بخش‌های یک کسب و کار کاربرد دارد. آرین سیستم دارای ویژگی‌ها و قابلیت‌های متفاوتی است از جمله؛ قابلیت بررسی ریسک و تصمیم گیری سریع، قابلیت منطبق شدن با نرم‌افزارهای خروجی‌ساز، پوشش دهی کلیه ارکان مرتبط با کسب و کارهای بزرگ، امکان تهیه اطلاعات جامع با حداکثر دقت برای مدیریت اهداف، یکپارچه سازی و مدیریت اطلاعات و…

پگاه سیستم

نرم افزار ERP پگاه سیستم تمامی داده‌های مالی یک سازمان را تقسیم بندی و سازماندهی می‌کند. این نرم افزار به علت دارا بودن قابلیت یکپارچگی، داده‌های بخش مالی تمام نسخه‌های نرم افزاری که خروجی‌های مالی تولید می‌کنند، مانند نرم افزار‌های حسابگر دارایی، نرم‌افزار انبار  و… را تحت اختیارات دارد. پگاه سیستم توانسته با مدیریت و برنامه‌ریزی داده‌ها و اطلاعات و همچنین با پشتیبان‌گیری از تمامی اسناد و گزارشات مربوطه، قابلیت دسترسی به موقع به تمامی اطلاعات جامع و یکپارچه مالی و اقتصادی کسب و کارها را فراهم می آورد.

ویژگی‌های نرم افزار ERP

ادغام منابع: نرم‌افزارهای ERP قابلیت ادغام اطلاعات و فرآیندهای مختلف سازمان را فراهم می‌کنند. این ویژگی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از یک منبع داده مشترک استفاده کنند و اطلاعات را در سراسر سازمان به اشتراک بگذارند.

ماژول‌بندی: نرم‌افزارهای ERP اغلب از ساختار ماژولار یا ماژول‌بندی استفاده می‌کنند. این به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا فقط ماژول‌های مورد نیاز خود را انتخاب کنند و به تدریج سیستم را گسترش دهند.

مدیریت منابع مالی: نرم‌افزارهای ERP قابلیت مدیریت سیستم‌های مالی سازمان را فراهم می‌کنند. این شامل امور مالی مانند حسابداری، مدیریت بودجه، حساب‌های پرداختی و دریافتی، مدیریت دارایی‌ها و گزارش‌دهی مالی است.

مدیریت زنجیره تامین: نرم‌افزارهای ERP قابلیت مدیریت زنجیره تامین را دارا هستند. این شامل فرآیندهای خرید، تأمین مواد، توزیع، مدیریت انبار، پیگیری سفارشات و همکاری با تأمین‌کنندگان است.

مدیریت تولید و عملیات: نرم‌افزارهای ERP امکان مدیریت فرآیندهای تولید و عملیات را فراهم می‌کنند. این شامل برنامه‌ریزی تولید، کنترل کیفیت، مدیریت خط تولید، ردیابی موجودی و بهبود عملکرد است.

مدیریت منابع انسانی: نرم‌افزارهای ERP از ماژول‌های مدیریت منابع انسانی (HRM) نیز پشتیبانی می‌کنند. این شامل مدیریت پرسنل، حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد، آموزش و توسعه و مدیریت ترکیب کارکنان است.

گزارش‌دهی و تحلیل: نرم‌افزارهایERP قابلیت‌های قدرتمندی در زمینه گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها ارائه می‌دهند. این ویژگی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات مربوط به عملکرد سازمان را تجزیه و تحلیل کرده و گزارش‌های مختلفی را تولید کنند. این گزارش‌ها به مدیران و تصمیم‌گیران کمک می‌کنند تا اطلاعات دقیق و به‌روزی درباره عملکرد سازمان را دریافت کنند و تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهند.

اتصال‌پذیری: نرم‌افزارهای ERP باید قابلیت اتصال به سایر سیستم‌ها و برنامه‌های سازمان را داشته باشند. این امکان به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات را بین سیستم‌های مختلف به‌سادگی به اشتراک بگذارند و فرآیندهای خود را بهبود دهند.

رابط کاربری کاربر پسند: نرم‌افزارهای ERP باید رابط کاربری ساده و کاربرپسندی داشته باشند تا کاربران بتوانند به راحتی با آن‌ها کار کنند و از قابلیت‌ها و ویژگی‌های مختلف آن‌ها بهره‌برداری کنند.

پشتیبانی فنی: نرم‌افزارهای ERP باید دارای پشتیبانی فنی قوی باشند تا در صورت بروز مشکلات یا نیاز به راهنمایی، کاربران بتوانند با تیم پشتیبانی تماس بگیرند و مشکلات خود را حل کنند.

مزایای سیستم ERP

بهبود بهره‌وری

با استفاده از نرم‌افزارهای ERP، سازمان‌ها قادر خواهند بود فعالیت‌ها و فرآیندهای خود را بهبود بخشند و بهره‌وری را افزایش دهند. این به دلیل استانداردسازی و اتوماسیون فرآیندها، کاهش دوباره کاری و خطاها، بهینه‌سازی مدیریت موجودی، بهبود زمانبندی و برنامه‌ریزی، و بهره‌وری بهتر منابع انسانی است.

اطلاعات به‌روز و دقیق

با این مزیت سازمان‌ها می‌توانند از دسترسی به اطلاعات به‌روز و دقیق برخوردار شوند. این شامل اطلاعات مالی، موجودی، سفارشات مشتریان، عملکرد فرآیندها و غیره است. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری مناسب‌تر و بر اساس داده‌های قابل اعتماد انجام دهند.

بهبود هماهنگی سازمانی

تمام اطلاعات در یک پایگاه داده مشترک ذخیره می‌شوند و به تیم‌های مختلف اجازه می‌دهد به‌صورت همزمان به اطلاعات دسترسی پیدا کنند و با یکدیگر همکاری کنند. این باعث بهبود همکاری، افزایش تعامل و کاهش تداوم در سازمان می‌شود.

کاهش هزینه‌ها

عمده‌ترین مزیت‌های استفاده از سیستم ERP کاهش هزینه‌ها است. با استفاده از یک سیستم متمرکز و متمرکز و یکپارچه، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌های مربوط به نگهداری سیستم‌ها و نرم‌افزارهای جداگانه، تکرار کارها، هماهنگی نامناسب و خطاهای انسانی را کاهش دهند. همچنین، با بهبود بهره‌وری، بهینه‌سازی موجودی و کاهش زمان تولید، هزینه‌های عملیاتی نیز کاهش می‌یابد.

امنیت اطلاعات

نرم‌افزارهای ERP امکانات امنیتی قوی را فراهم می‌کنند برای حفاظت از اطلاعات حساس سازمان. این شامل کنترل دسترسی، رمزنگاری، ردیابی و نظارت بر فعالیت‌ها، پشتیبان‌گیری و مدیریت ریسک است.

معایب سیستم‌های ERP

هرچند که سیستم‌های ERP دارای مزایا و فواید قابل توجهی هستند، اما نیز ممکن است برخی معایب و چالش‌ها را نیز داشته باشند. در زیر به برخی از معایب استفاده از سیستم‌های ERP اشاره می‌کنم:

هزینه سیستم

از آنجایی که سیستم های erp اولیه تنها برای شرکت های بزرگ قابل دسترس بودند، نرم افزارهای erp به کمک سیستم های SaaS که راه حل های مقرون به صرفه ای را برای کسب و کارهای کوچک فراه می کند، مقرون به صرفه تر شده است.

نیاز به آموزش

مانند هر فناوری جدید، سیستم erp نیز منحنی یادگیری دارد. اصولا تمامی کارکنان یا بخشی از آنها، به سطحی از آموزش نیاز دارند تا برای از بین بردن مشکلات موجود در صنعت به آنها کمک کند.

هزینه‌های تبدیل داده

هنگام انتقال به یک نرم افزار erp جدید، ممکن است مجبور باشید برخی از داده ها را به قالبی تبدیل کنید که با پلتفرم جدید سازگار باشد. این می تواند منجر به هزینه ها و تاخیر های غیر منتظره شود؛ بنابراین بهتر است پایگاه داده های خود را بررسی کنید و با تیم فناوری اطلاعات خود کار کنید تا مشکلات احتمالی سازگاری داده های سریعتر شناسایی شود.

انواع مدل‌های سیستم ERP

برخی از مدل‌های معروف سیستم‌های ERP عبارتند از:

مدل On-Premises

 در این مدل، سیستم ERP به‌طور کامل در داخل سازمان نصب و مدیریت می‌شود. سرورها و سخت‌افزارهای مورد نیاز برای اجرای سیستم ERP در داخل سازمان استقرار می‌یابند. مدیریت، پشتیبانی و به‌روزرسانی نرم‌افزار نیز به عهده سازمان است. این مدل می‌تواند به سازمان‌ها کنترل بیشتری بر سیستم خود بدهد، اما مسئولیت‌های فنی و مدیریتی بیشتری را نیز بر دوش سازمان می‌اندازد.

مدل Cloud-based

در این مدل، سیستم ERP بر روی سرورهای ابری (Cloud) مستقر می‌شود و از طریق اینترنت قابل دسترسی است. سازمان‌ها از طریق اشتراک یا اجاره سرویس (Subscription) به سیستم ERP دسترسی دارند. مسئولیت‌های نگهداری، به‌روزرسانی و پشتیبانی سیستم عموماً به عهده تامین‌کننده سرویس است. این مدل معمولاً از لحاظ هزینه‌ها اقتصادی‌تر است و نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه کمتری دارد.

مدل Hybrid

این مدل یک ترکیب از مدل‌های On-Premises و Cloud-based است. در این حالت، بخشی از سیستم ERP در داخل سازمان نصب و مدیریت می‌شود (معمولاً برای امور حساس و امنیتی)، و بخش دیگر در سرورهای ابری قرار دارد (برای امکانات انعطاف‌پذیری و دسترسی آسان). این مدل امکان اتصال به سیستم‌های دیگر و تعامل با شرکای تجاری را فراهم می‌کند.

مدل Open Source

در این مدل، سیستم ERP بر پایه نرم‌افزارهای متن‌باز (Open Source) اجرا می‌شود. در این حالت، کد منبع نرم‌افزار قابل دسترسی است و سازمان‌ها می‌توانند آن را براساس نیازهای خود سفارشی‌سازی کنند و در صورت توانایی، به پیشرفت و توسعه آن مدل‌های دیگری نیز وجود دارند که به عنوان نوعی تقسیم‌بندی می‌توان به آن‌ها اشاره کرد، اما معمولا مدل‌های فوق بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرند. 

چه کسب و کارهایی از ERP استفاده می‌کنند؟

همه‌ی کسب‌وکارهای رو به رشد، خوب می‌دانند که برای نظم در کارها و موفقیت، به نرم افزار ERP نیاز دارند. اما شاید این سوال پیش بیاید که یک کسب‌وکار چه موقع از نرم افزار ERP استفاده کند؟ با رشد و پیشرفت کسب‌وکار، مقدار کارها و حجم داده‌های آن بیشتر شده و پیگیری آنها سخت‌تر می‌شود. اینجاست که اهمیت استفاده از نرم افزار ERP مخص می‌شود.
اگر بتوان حداقل ۶۰ یا ۷۰ درصد از لیست پایین را بررسی کرد و به آن جواب مثبت داد، بدین معنی است که زمان استفاده از نرم‌افزار فرا رسیده است. به منظور توجیه سرمایه گذاری مورد نیاز برای استفاده از سیستم ERP در کسب و کارها، می‌توان از چک لیست ارائه شده استفاده کرد:

• اعضای تیم شما زمان زیادی را صرف کارهایی می‌کنند که می‌دانید می‌توانند خودکار و ساده شوند.
• شما به راحتی به داده هایی که برای تصمیم گیری آگاهانه در مورد کسب و کار خود نیاز دارید دسترسی ندارید.
• شما با فروشندگان و برنامه های دیگر کار می کنید.
• ابزارها و فرایندهای نرم افزاری مختلفی دارید که طی سال ها برای کسب و کار خود به کار گرفته اید و پیاده سازی کرده اید، اما آنها به یکدیگر متصل نیستند.
• نمی دانید سطح موجودی شما به صورت روزانه چگونه است.
• شخصا زمان زیادی را صرف جستجوی اطلاعات، تلاش برای افزایش بهره‌وری و کارایی و ادغام ابزارهای جدیدی می‌کنید که برای مقیاس‌بندی مورد نیاز هستند. تیم های شما نمی توانند به راحتی با یکدیگر همکاری کنند یا اطلاعات را به اشتراک بگذارند.
• وقتی خارج از سایت هستید نمی توانید به داده ها و اطلاعات ضروری کسب و کار دسترسی پیدا کنید.
• بعد از اینکه خیلی دیر شده مشکلات را پیدا می‌کنید یا به آنها رسیدگی می‌کنید. به عبارت دیگر، نمی‌توانید در شناسایی مشکلاتی که نیاز به رفع آنها دارند، آنقدر که می‌خواهید فعال باشید تا عملیات شما به خوبی اجرا شود.

جمع‌بندی

هدف اصلی استفاده از سیستم ERP بهبود کارایی و کاربردی‌کردن فرآیندهای داخلی سازمان است. با استفاده از سیستم ERP، سازمان می‌تواند فرآیندهای مختلف مانند مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی و حسابداری، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت فروش و بازاریابی، مدیریت انبار و موارد دیگر را به صورت یکپارچه و هماهنگ اجرا کند. نرم‌افزارهای ERP مدل‌های داخلی و خارجی دارند. در هر دو گروه نرم‌افزارهای با قابلیت بالا وجود دارند. برای اطلاع از این قابلیت‌ها به متن رجوع کنید.