گردش کار چیست؟

گردش کار در یک سازمان بیانگر نحوه انجام کارها در آن سازمان است. سیستم گردش کار می‌تواند شامل مراحل مختلفی باشد، از جمله جمع‌آوری اطلاعات، پردازش اطلاعات، تصمیم‌گیری و اجرای تصمیمات. گردش کار در هر سازمانی می‌تواند متفاوت باشد و باید با نیازها و اهداف خاص سازمان مورد تطابق قرار بگیرد. در این مقاله به انواع گردش کار و اجزای آن به تفصیل می‌پردازیم:

تعریف گردش کار 

گردش کار یا workflow به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها اطلاق می‌گردد، که برای تکمیل یک وظیفه در مجموعه کاری  لازم است. گردش کار می‌تواند شامل مراحل مختلفی باشد، از جمله جمع‌آوری اطلاعات، پردازش اطلاعات، تصمیم‌گیری و اجرای تصمیمات. گردش کار می‌تواند برای هر نوع سازمان یا کسب‌وکاری مفید باشد. گردش کار می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا فرآیندهای خود را کارآمدتر و موثرتر کنند. گردش کار همچنین می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا هزینه‌های خود را کاهش دهند و رضایت مشتری را افزایش دهند. گردش کار می‌تواند به روش‌های مختلفی مثل دستی یا با استفاده از نرم‌افزارهای گردش کار پیاده‌سازی شود.

انواع گردش کار

گردش کارها یا فرآیندها در سازمان‌ها به صورت گسترده‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرند و می‌توانند در بسیاری از زمینه‌ها و صنایع اعمال شوند. در زیر، به برخی از انواع رایج گردش کارها اشاره می‌کنیم:

گردش کار خطی (Sequential Workflow)

در این نوع گردش کار، فعالیت‌ها به صورت خطی و متوالی انجام می‌شوند. هر فعالیت پس از اتمام به فعالیت بعدی منتقل می‌شود، و این روند تا اتمام کل گردش کار ادامه می‌یابد. این نوع گردش کار برای فرآیندهایی که نیازمند ترتیب خاصی در انجام فعالیت‌ها هستند، مناسب است.

گردش کار موازی (Parallel Workflow)

در این نوع گردش کار، فعالیت‌ها به صورت موازی و همزمان انجام می‌شوند. به این معنی که چندین فعالیت همزمان در جریان قرار دارند و بعد از اتمام همه فعالیت‌ها، گردش کار به مرحله بعدی می‌رود. این نوع گردش کار برای افزایش سرعت و بهبود بهره‌وری کارکنان مناسب است.

 گردش کار تصادفی (Ad-hoc Workflow)

در این نوع گردش کار، ترتیب انجام فعالیت‌ها قبل از شروع مشخص نیست و به صورت تصادفی و به ترتیب نیاز انجام می‌شوند. این نوع گردش کار برای وظایف یا فعالیت‌های غیرقابل پیش‌بینی و شرایط استثنایی مناسب است.

گردش کار مرحله‌ای (Stage-based Workflow)

در این نوع گردش کار، فعالیت‌ها بر اساس مراحل تعریف شده انجام می‌شوند. هر مرحله شامل یک یا چند فعالیت است و پس از اتمام هر مرحله، گردش کار به مرحله بعدی می‌رود. این نوع گردش کار برای فرآیندهای پیچیده و چندگانه مناسب است.

گردش کار مشترک (Collaborative Workflow)

در این نوع گردش کار، چندین فرد یا واحد سازمانی در انجام یک فعالیت مشارکت می‌کنند. هر فرد یا واحد مسئولیتی خاص را بر عهده دارد و پس از اتمام وظیفه خود، اطلاعات و نتایج را به سایر اعضا ارسال می‌کند.  گردش کار برای تیم‌ها و سازمان‌هایی که نیازمند همکاری و تعامل بین اعضا هستند، مناسب است.

گردش کار تصمیم‌گیری (Decision-based Workflow)

در این نوع گردش کار، تصمیم‌هایی در طول فرآیند گردش کار اتخاذ می‌شوند. بر اساس تصمیم‌های گرفته شده، فعالیت‌ها و مراحل متفاوتی انجام می‌شوند. این نوع گردش کار برای فرآیندهایی که نیازمند تصمیم‌گیری و تغییرات مکرر در جریان کار هستند، مناسب است.

گردش کار خودکار (Automated Workflow)

در این نوع گردش کار، اتوماسیون و سیستم‌های کامپیوتری برای انجام فعالیت‌ها و مراحل مورد استفاده قرار می‌گیرند. فرآیندها به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت انسانی انجام می‌شوند، که باعث افزایش سرعت و دقت در اجرای گردش کار می‌شود. این نوع گردش کار برای فرایندهای تکراری و قابل اتوماسیون مناسب است.

اجزای گردش کار

گردش کار یا فرآیند کار، شامل اجزای مختلفی است که به صورت سازمان‌یافته و مترادف با هم همکاری می‌کنند تا هدف مشخصی را دست‌یابی کنند. این اجزا با همکاری و هماهنگی صحیح باعث ایجاد یک گردش کار موثر و کارآمد می‌شوند که به دستیابی به هدف مورد نظر کمک می‌کنند. برای طراحی و مدیریت گردش کارها، ابزارها و روش‌های مختلفی وجود دارد که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود داده و بهینه سازی کنند.

 اجزای اصلی یک گردش کار عبارتند از:

ورودی 

 ورودی‌ها مجموعه‌ای از داده‌ها، اطلاعات، مستندات یا منابعی هستند که برای شروع گردش کار لازم است. این ورودی‌ها ممکن است از سیستم‌های خارجی، کاربران، سایر فرآیندها یا منابع دیگر تأمین شوند.

فعالیت‌ها 

فعالیت‌ها مراحل مختلفی هستند که برای انجام دادن در گردش کار لازم است. هر فعالیت شامل یک سری وظایف و عملیات مشخص است که برای دست‌یابی به هدف مورد نظر باید انجام شود. فعالیت‌ها می‌توانند انجام شوند توسط انسان، سیستم‌های کامپیوتری یا ترکیبی از هر دو.

جریان کار 

جریان کار به ترتیب و ترکیب فعالیت‌ها اشاره دارد. این جریان کار نشان می‌دهد که هر فعالیت بعدی کدام فعالیت را فراخوانی می‌کند و همچنین نحوه انتقال و پردازش داده‌ها بین فعالیت‌ها را تعیین می‌کند. جریان کار می‌تواند خطی، موازی، شرطی و یا ترکیبی از این نوع‌ها باشد.

قوانین و شرایط 

در یک گردش کار، قوانین و شرایطی ممکن است وجود داشته باشد که تعیین کننده رفتار فعالیت‌ها و جریان کار باشند. این قوانین و شرایط ممکن است بر اساس قوانین سازمانی، قوانین صنعتی، منابع خارجی یا نیازهای خاص فرآیند تعیین شوند.

خروجی 

خروجی‌ها نتایج و نتیجه‌گیری‌هایی هستند که در نهایت توسط گردش کار تولید می‌شوند. این خروجی‌ها ممکن است شامل داده‌ها، گزارش‌ها، مستندات، محصولات یا هر نوع خروجی دیگری باشند که برای دست‌یابی به هدف گردش کار تولید می‌شوند.

کنترل 

کنترل شامل نظارت، مدیریت و کنترل فرآیند در طول گردش کار می‌باشد. این شامل مانیتورینگ و ارزیابی عملکرد گردش کار، مدیریت استثنائات و خطاها، تصمیم‌گیری در مورد جریان کارهای موازی یا شرایط و قوانین و همچنین بهبود و بهینه‌سازی گردش کار است.

روش مدیریت گردش کار

مدیریت گردش کار فرآیندی است که برای طراحی، پیاده‌سازی، نظارت و بهبود گردش کار در یک سازمان استفاده می‌شود. مدیریت گردش کار می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا فرآیندهای خود را کارآمدتر و موثرتر کنند. مدیریت گردش کار شامل مراحل زیر است:

شناسایی فرآیندها

اولین قدم در مدیریت گردش کار، شناسایی فرآیندهای موجود در سازمان است. فرآیندها می‌توانند شامل هر فعالیتی باشند که در سازمان انجام می‌شود، از جمله پردازش سفارشات، ارائه خدمات مشتری و تولید محصولات.

طراحی گردش کار جدید

پس از شناسایی فرآیندهای موجود، سازمان باید گردش کار جدیدی را طراحی کند. گردش کار جدید باید کارآمدتر و موثرتر از گردش کار موجود باشد.

اجرای گردش کار جدید

پس از طراحی گردش کار جدید، سازمان باید آن را اجرا کند. اجرای گردش کار جدید می‌تواند شامل آموزش کارکنان، ایجاد مستندات و پیاده‌سازی سیستم‌های جدید باشد.

نظارت و بهبود گردش کار

پس از اجرای گردش کار جدید، سازمان باید بر آن نظارت کند و بهبودهای لازم را انجام دهد. گردش کارها بهبود عملکرد سازمان‌ها، افزایش بهره‌وری سازمان ها و کیفیت، افزایش هماهنگی و همکاری، ایجاد شفافیت و قابلیت ارزیابی، و افزایش انعطاف‌پذیری را فراهم می‌کنند. با اجرای موثر گردش کارها، سازمان‌ها قادر به بهبود عملکرد خود، رقابت پذیری بیشتر در بازار و دستیابی به اهداف استراتژیک خود هستند. نظارت بر گردش کار می‌تواند شامل جمع‌آوری داده‌ها، تجزیه و تحلیل داده‌ها و شناسایی فرصت‌های بهبود باشد.

کاربرد گردش کار

کاربرد گردش کار در سازمان‌ها و سیستم‌ها به عنوان یک ابزار مفید جهت بهبود عملکرد و بهینه‌سازی فرآیندها شناخته می‌شود. این روش به صورت یونیک و بدون گزینه در موارد زیر کاربرد دارد:

بهبود کیفیت

با استفاده از گردش کارها، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را بهبود داده و کیفیت خدمات یا تولیدات را ارتقاء دهند. با تعیین و استفاده از استانداردها، روش‌ها و قوانین مشخص در گردش کار، میزان خطاها و نواقص کاهش یافته و بهبود کیفیت دستاوردها امکان‌پذیر می‌شود.

افزایش بهره‌وری

گردش کارهای بهینه و موثر، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندها و وظایف را به صورت بهینه و بهره‌ور مدیریت کنند. با شناسایی و از بین بردن مراحل اضافی و غیرضروری، کاهش زمان انجام کار و افزایش بهره‌وری در استفاده از منابع ممکن می‌شود.

هماهنگی و همکاری

گردش کارها باعث تقویت هماهنگی و همکاری بین افراد و بخش‌های مختلف سازمان می‌شوند. با تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها، تعیین جریان کار و تعامل مثبت بین اعضای گروه، ارتباط و همکاری بهتری برقرار می‌شود و اشتباهات و تداخلات کاهش می‌یابند.

شفافیت و قابلیت ارزیابی

با تعریف دقیق گردش کارها و مراحل آن‌ها، فرآیندها قابل ارزیابی و نظارت می‌شوند. اطلاعات دقیقی در مورد جریان کارها، زمانبندی و مسئولیت‌ها در اختیار قرار می‌گیرد که به مدیران و کارکنان کمک می‌کند تا عملکرد خود را ارزیابی و بهبود دهند.

انعطاف‌پذیری

با استفاده از گردش کارها، سازمان‌ها قادر به انعطاف‌پذیری بیشتر در مواجهه با تغییرات و نیازهای متغیر هستند. با تنظیم و تغییر جریان کارها و فعالیت‌ها، سازمان‌ها می‌توانند سریعا به تغییرات و نیازهای جدید واکنش نشان دهند.

جمع‌بندی

گردش کار یک ابزار قدرتمند است که می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا عملکرد خود را بهبود بخشند. با بهبود گردش کار، سازمان‌ها می‌توانند کارایی و بهره‌وری خود را افزایش دهند، هزینه‌ها را کاهش دهند و رضایت مشتری را افزایش دهند. گردش کار یا فرآیند کار، شامل اجزای مختلفی است:

• ورودی 
• فعالیت‌ها 
• جریان کار 
• قوانین و شرایط 
• خروجی 
• کنترل