تنخواه چیست و تنخواه دار کیست؟ 

بسیاری از کارفرمایان در شرکت‌ها و یا سازمان‌ها، برای برخی از مخارج خود مبلغی را به عنوان تنخواه در نظر می‌گیرند. این مبلغ به تنخواه‌دار سپرده می‌شود. حساب تنخواه می‌تواند به کارمندان یا گروه‌هایی که مسئول پرداخت هزینه‌ها هستند، کمک کنند تا در زمان پرداخت هزینه‌ها، انعطاف‌پذیری بیشتری داشته باشند. در این مبحث به تن‌خواه و تنخواه‌گردان در یک سازمان و یا شرکت پرداخته‌ایم و وظایف و مسئولیت‌ها را مورد بررسی قرار داده‌ایم:

تعریف تنخواه 

تنخواه (Petty Cash) مبلغی پول نقد است که برای رفع نیازهای مالی کوچک و جاری شرکت‌ها و موسسات در اختیار کارمندانی قرار می‌گیرد. هدف از این کار پرداخت سریع بهای خدمات و کالاهایی است که به‌طور روزمره در جریان فعالیت شرکت خریده می‌شود. تنخواه گردان روند پرداخت را بدون نیاز به صدور چک یا دیگر اوراق بهادار تسریع می‌کند.

موارد استفاده تنخواه

بسیاری از سازمان ها و شرکت ها برای برخی از هزینه‌های خود، مبلغ تنخواهی معین می‌کنند. مقدار این مبلغ برای شرکت‌ها موارد استفاده آن متفاوت هستند. نمونه‌هایی از مواردی که حساب تن‌خواه برای آن استفاده می‌شود، عبارتند از:

• لوازم اداری
• کارت برای مشتریان
• گل‌ و گیاه
• پرداخت یک  وعده ناهار برای گروه کوچکی از کارکنان
• بازپرداخت کارمند برای هزینه‌های مربوطه به کاری جزئی

انواع تنخواه

نوع تنخواه مورد استفاده برای یک سازمان، به عوامل متعددی نظیر اندازه سازمان، میزان بودجه و نیازهای مدیریتی بستگی دارد. هر سازمان بنا به شرایط و موقعیت خود نوع خاصی از تنخواه را با اهداف خاصی تعیین می کند. به عنوان مثال، یک سازمان بزرگ با حجم بالای تراکنش‌های مالی از تنخواه کارت بانکی و چکی و یک شرکت کوچک با حجم تراکنش کمتر، ممکن است فقط از تنخواه نقدی استفاده کند.

تنخواه نقدی

در این نوع تنخواه، پرداخت با استفاده از پول نقد انجام می‌شود و معمولاً در خرید کالاهای روزمره و خدماتی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

تنخواه چکی

در این نوع تنخواه، پرداخت با استفاده از ارائه یک چک به صاحب حساب بانکی صادر کننده چک، انجام می‌شود. این نوع تنخواه عموماً در تراکنش‌های محلی مورد استفاده قرار می‌گیرد. گردش حساب بانکی مربوط به این حساب در گزارشهای مالی شرکت به صورت کامل به ممیز مالیاتی ارائه می شود.

تنخواه کارت بانکی

 در این نوع تنخواه، پرداخت با استفاده از کارت بانکی انجام می‌شود. این نوع تنخواه به عنوان یک روش پرداخت الکترونیکی برای خرید اجناس و خدماتی اینترنتی، تلفنی و در فروشگاه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. گردش حساب بانکی مربوط به این حساب در گزارشهای مالی شرکت به صورت کامل به ممیز مالیاتی ارائه می شود.

اهداف تنخواه

در تصمیم‌گیری برای استفاده از تنخواه، سازمان‌ها باید به جوانب مالی، پرداخت بدهی، سودآوری و ریسک‌های مرتبط با استفاده از تنخواه توجه کنند. در زیر تعدادی از اهداف رایج سازمان‌ها برای استفاده از تنخواه آمده است:

تأمین سرمایه: یکی از اهداف اصلی سازمان‌ها برای استفاده از تنخواه، تأمین سرمایه به منظور رشد و توسعه فعالیت‌های خود است. سازمان‌ها ممکن است نیاز به سرمایه برای سرمایه‌گذاری در تجهیزات جدید، توسعه محصولات، تحقیق و توسعه، تبلیغات و بازاریابی، گسترش شبکه فروش و غیره داشته باشند.

تأمین وجه جاری: برخی سازمان‌ها ممکن است نیاز به تنخواه برای تأمین وجوه جاری خود داشته باشند. این وجوه می‌تواند برای پرداخت هزینه‌های عملیاتی روزمره مانند حقوق و دستمزد کارکنان، هزینه‌های تولید، خرید مواد اولیه، پرداخت قبوض، اجاره و سایر هزینه‌های روزانه استفاده شود.

تأمین منابع برای پروژه‌ها: سازمان‌ها ممکن است نیاز به تنخواه برای تأمین منابع مالی برای پروژه‌های خاصی داشته باشند. این پروژه‌ها ممکن است شامل تحقیق و توسعه محصولات جدید، احداث امکانات تولیدی جدید، توسعه بازار، فعالیت‌های تجاری بین‌المللی و سایر پروژه‌های استراتژیک باشند.

مدیریت جریان نقدینگی: برخی سازمان‌ها برای مدیریت و تنظیم جریان نقدینگی خود از تنخواه استفاده می‌کنند. این به معنای استفاده از تنخواه به عنوان یک وسیله برای مدیریت زمانی که نقدینگی ورودی کمتر از خروجی است و نیاز به تأمین نقدینگی فوری و موقتی دارند.

تسهیل درخواستهای مشتریان: در برخی صنایع، مانند ساخت و ساز یا خرده فروشی، سازمان‌ها ممکن است به تنخواه برای تسهیل درخواست‌های مشتریان خود نیاز داشته باشند. این شامل ارائه امکانات تنخواه مسکن یا خودرو به مشتریان، ایجاد برنامه‌های تنخواه با بهره کاما برای سازمان‌ها اهداف متنوع دیگری نیز ممکن است وجود داشته باشد که به تنخواه نیاز داشته باشند.

کاهش حجم کلی پرداخت‌های نقدی و بانکی: استفاده از حساب تنخواه گردان، موجب کاهش حجم تعداد پرداخت‌های نقدی و بانکی در یک سازمان می شود و به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا با دسترسی به منابع پرداخت سریع برای پرداخت هزینه‌های جزئی که با چک یا به صورت غیرنقدی قابل پرداخت نیستند، کاهش حجم عملیات پرداخت نقدی و بانکی را داشته باشند.

افزایش سرعت در پرداخت هزینه‌ها: استفاده از حساب تنخواه‌گردان به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که هزینه‌های جزئی و ضروری شرکت را به سرعت و با دقت بیشتری پرداخت کنند. با داشتن حساب تنخواه، پرسنل تنخواه‌دار هزینه‌ها را به صورت نقدی و سریع پرداخت می‌کنند و اسناد هزینه را ثبت و نگهداری کرده و به صورت تجمیعی به واحد حسابداری تنخواه تحویل می‌دهند. 

ملزومات تنخواه

استفاده از حساب تن‌خواه ممکن است برخی کنترل‌های داخلی را برطرف کند. با این حال در دسترس بودن تن‌خواه به این معنا نیست که برای هر هدف و توسط هر فردی قابل‌ دسترسی باشد. بسیاری از شرکت‌ها کنترل‌های داخلی دقیقی را برای مدیریت حساب به کار می‌گیرند. اغلب چند نفر مجاز به تایید پرداخت‌ها هستند و تنها می‌توانند برای هزینه‌های مربوط به فعالیت‌های شرکت از این حساب استفاده کنند.

حال باید بدانیم دیگر وظایف مسئول حساب تنخواه چیست. مسئول حساب تن‌خواه است که صورت‌حساب‌های پرداخت حساب تن‌خواه را صادر و ثبت‌های حسابداری را تامین می‌کند. این فرد مسئول توزیع تن‌خواه و ثبت رسید برای تمام خریدها یا هرگونه استفاده از بودجه است. با کاهش مقدار تن‌خواه کل، رسیدها افزایش و به مقدار کلی برداشت‌ها اضافه می‌شوند. اکنون می‌گوییم مزیت داشتن صندوق‌دار و مسئول حساب تنخواه چیست. با داشتن یک صندوق‌دار و یک مسئول حساب تن‌خواه، یک فرایند دوگانه شکل می‌گیرد و کمک می‌کند منابع مالی حفظ و اطمینان حاصل شود که تنها افراد مجاز می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند.

مزایا و معایب حساب تنخواه

حساب تنخواه (یا وام) می‌تواند برای سازمان‌ها مزایا و معایبی داشته باشد. در زیر به برخی از مزایا و معایب حساب تنخواه اشاره شده است:

مزایا

تأمین سرمایه: استفاده از حساب تنخواه به سازمان‌ها امکان تأمین سرمایه مورد نیاز برای توسعه و رشد فعالیت‌ها را می‌دهد. این به سازمان‌ها اجازه می‌دهد که بدون نیاز به استفاده از منابع داخلی یا استفاده از سرمایه خود، به سرمایه لازم برای پروژه‌ها، تجهیزات جدید و سایر نیازها دست پیدا کنند.

افزایش نقدینگی: با دریافت وام، سازمان‌ها می‌توانند به نقدینگی لازم برای پرداخت هزینه‌های روزمره و مدیریت جریان نقدینگی خود دست یابند. این امر می‌تواند در مواقعی که درآمدها کاهش می‌یابد یا هزینه‌ها برای سازمان افزایش می‌یابد، کمک کننده باشد.

انعطاف‌پذیری مالی: حساب تنخواه به سازمان‌ها امکان انعطاف در استفاده از سرمایه را می‌دهد. آنها می‌توانند مبلغ و زمان بازپرداخت را بر اساس نیازها و قابلیت‌های خود تنظیم کنند. این انعطاف به سازمان‌ها امکان مدیریت بهتر نقدینگی و پرداخت بدهی‌ها را می‌دهد.

مدیریت ریسک: با استفاده از حساب تنخواه، سازمان‌ها می‌توانند ریسک‌های مالی را کاهش دهند. در صورتی که سازمان نتواند درآمد کافی را تولید کند یا هزینه‌ها بیش از حد پیش‌بینی شده باشد، می‌تواند به جای صرفه‌جویی در سرمایه یا کاهش فعالیت‌ها، از حساب تنخواه استفاده کند تا مشکلات مالی را مدیریت کند.

معایب

هزینه‌های بهره و سود: استفاده از حساب تنخواه معمولا هزینه‌های بهره و سود را به همراه دارد. سازمان‌ها باید به این هزینه‌ها توجه کنند و بررسی کنند که آیا پرداخت این هزینه‌ها به جهت استفاده از وام ارزش اقتصادی کافی را به دنبال دارد یاخیر.

بار مالی اضافی: حساب تنخواه می‌تواند بار مالی اضافی به سازمان اضافه کند. با دریافت وام، سازمان باید قسط‌های ماهیانه را پرداخت کند و این ممکن است منجر به کاهش نقدینگی و محدودیت‌های مالی در آینده شود.

محدودیت‌های قراردادی: حساب تنخواه ممکن است شرایط و محدودیت‌هایی را در قرارداد با خود بیاورد. برخی از این محدودیت‌ها می‌توانند شامل محدودیت در استفاده از سرمایه، تعیین محدودیت‌های زمانی برای بازپرداخت وام و محدودیت برای انتقال دارایی‌ها به سایر افراد باشند.

ریسک عدم پرداخت: در صورتی که سازمان نتواند تعهدات بازپرداخت وام را برآورده کند، ممکن است با مشکلات قانونی و اعتباری مواجه شود. این مسئله می‌تواند به مشکلات مالی و قابلیت اعتماد سازمان در آینده آسیب بزند.

تنخواه‌دار کیست؟

تنخواه‌دار شخصی است که مسئول اداره امور تنخواه گردان است. تنخواه گردان مبلغی از پول نقد است که به یک شخص یا گروهی از افراد داده می‌شود تا برای هزینه‌های مشخصی از آن استفاده کنند. ضمن اینکه شخص، در صورت استفاده از  حساب تنخواه باید مدارک و اسناد معتبر مربوط به میزان و نوع هزینه را به هیئت مدیره شرکت ارائه کند. در موسسات مختلف  تنخواه گردانی به عنوان یک شغل بسیار مهم و خطیر شناخته می شود. 

به دلیل این که این وجوه، جزیی و مستمر است و محل هزینه کرد هم در طول روز، نامشخص است، بنابراین به منظور کنترل و نظارت روی چنین وجوهی و همچنین به جهت کاهش تعاملات واحدهای شرکت/موسسه با واحد حسابداری، وجهی در اختیار مسئولان واحدها یا کارمندان یا مدیران پروژه ها قرار می گیرد تا به صلاحدید خود هزینه کنند.

هر هزینه ای که تنخواه دار، پرداخت کرده و مورد قبول واحد مالی یا مدیریت یا مدیر پروژه یا هر مسئولی که نظارت بر تخصیص منابع تنخواه گردان دارد، قرار نگیرد، در فهرست بدهکاری تنخواه دار قرار می‌گیرد که از بستانکاری وی کسر می‌شود. لذا مدیریت تنخواه، کار دشواری و سختی کار زمان عیان می شود که شما بایستی در یک پروژه، روزانه میلیون ها تومان به عنوان تنخواه، هزینه کرده و لیست پرداختی ها را در آخر ماه به ترتیب تاریخ وقوع و شرح پرداخت،‌در اختیار مسئول خود قرار دهید تا ممیزی کند.

وظایف تنخواه‌داران

تنخواه‌داران در یک شرکت یا سازمان وظایف متنوعی را بر عهده دارند که به طور کلی شامل موارد زیر می‌شوند:

مدیریت جریان وجوه: تنخواه‌داران مسئولیت مدیریت جریان وجوه در سازمان را بر عهده دارند. آنها باید تسویه حساب‌ها را با مشتریان، تأمین‌کنندگان و سایر طرف‌های مرتبط انجام داده و اطمینان حاصل کنند که جریان وجوه به صورت صحیح انجام می‌شود.

مدیریت وام‌ها و تسهیلات مالی: تنخواه‌داران مسئولیت مدیریت وام‌ها و تسهیلات مالی در سازمان را دارند. آنها باید درخواست‌های وام را بررسی کنند، شرایط و قوانین مربوطه را اعمال کنند و تسویه و پرداخت اقساط وام‌ها را نظارت کنند.

بررسی و تحلیل مالی: تنخواه‌داران باید صورت‌های مالی سازمان را بررسی و تحلیل کنند. آنها باید اطمینان حاصل کنند که اعتبار و درآمدهای سازمان به درستی ثبت شده است و گزارش‌های مالی صحیح و قابل اعتماد هستند.

مدیریت ریسک مالی: تنخواه‌داران باید ریسک‌های مالی سازمان را شناسایی کنند و به مدیریت و کاهش آنها بپردازند. آنها باید استراتژی‌ها و سیاست‌های مناسبی را برای کنترل ریسک‌های مربوط به مالیات، نقدینگی، بدهی و سایر عوامل مرتبط تعیین کنند.

مدیریت بدهی و دریافت وجوه: تنخواه‌داران مسئولیت مدیریت بدهی سازمان را دارند. آنها باید اطمینان حاصل کنند که بدهی‌ها به موقع و به درستی پرداخت می‌شود و نیز فعالیت‌های مربوط به دریافت وجوه از مشتریان را بهینه‌سازی کنند.

ارتباط با بانک‌ها و موسسات مالی: تنخواه‌داران باید ارتباطات سازمان با بانک‌ها، مؤسسات مالی و سایر شرکا و ارائه دهندگان خدمات مالی را مدیریت کنند. آنها ممکن است برای جلب منابع مالی، مذاکره در مورد شرایط تسهیلات و سایر مسائل مالی، با بانک‌ها و مؤسسات مالی همکاری کنند.

راه‌اندازی سیستم‌های مالی: تنخواه‌داران مسئولیت راه‌اندازی و مدیریت سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مالی در سازمان را دارند. آنها باید سیستم‌های مالی را پیاده‌سازی کنند، اطلاعات مالی را ثبت و تحلیل کنند و از عملکرد صحیح آنها اطمینان حاصل کنند.

رعایت قوانین و مقررات مالی: تنخواه‌داران باید قوانین و مقررات مالی مربوط به سازمان را رعایت کنند. آنها باید با قوانین مالیاتی، حسابداری و سایر مقررات مرتبط آشنا باشند و اطمینان حاصل کنند که سازمان به درستی عمل می‌کند و از تخلفات مالی جلوگیری می‌کنند.

گزارش‌دهی مالی: تنخواه‌داران باید گزارش‌های مالی مناسب را تهیه کرده و به مدیران و صاحبان سازمان ارائه دهند. آنها باید اطلاعات مالی را به صورت دقیق و قابل فهم آماده کنند و به تصمیم‌گیری‌های مالی و استراتژیک سازمان کمک کنند.

مشاوره مالی: تنخواه‌داران ممکن است به عنوان مشاوران مالی در سازمان عمل کنند و به مدیران و صاحبان سازمان در تصمیم‌گیری‌های مالی و سرمایه‌گذاری کمک کنند. آنها می‌توانند تجزیه و تحلیل‌های مالی ارائه دهند، راهنمایی‌های مالی ارائه کنند و بهبود عملکرد مالی سازمان را پیشنهاد دهند.

جمع‌بندی

مدیران بسیاری از سازمان‌ها توجه ویژه‌ای به تنخواه دارند. آنها بعضا شخصی را به همین منظور استخدام می‌کنند و یا امر تنخواه‌داری را به حسابدار، مشاور مالی، مدیر منابع انسانی و… در داخل سازمان واگذار می‌کنند. در هر صورت تنخواه‌دار امین کارفرماست و روی چگونگی خرید و تهیه احتیاجات سازمان، نظر نهایی می‌دهد. از جمله وظایف تنخواه‌دار در یک سازمان یا شرکت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کسب اعتبار لازم برای انجام هزینه¬های مورد نظر
• انجام هزینه پس دریافت حواله یا دستور شخص خاص
• اخذ مدارک لازم پس از انجام هزینه مثل فاکتور خرید و…
• درخواست و دریافت رسید تحویل کالا
• تعیین هزینه مورد نظر برای هر درخواست
• تحویل مدارک هزینه¬ها به امور مالی بصورت هفتگی
• پیگیری جهت دریافت یا افزایش تنخواه