مفهوم سطوح مدیریت در سازمان؛ اهمیت و وظایف

تفکیک ویژگی‌های سطوح سازمانی با توجه به اهداف سازمان، برای اجرای صحیح و سیستماتیک فرایندهای سازمانی ضروری است. علاوه بر این، مدیران متوجه می‌شوند که در حال حاضر در سازمان چه اختیارات و وظایفی دارند. این مساله در نهایت به خروجی بهتر مدیران سازمان و افزایش بهره‌وری کارمندان کمک خواهد کرد. در این مقاله در خصوص سطوح مدیریت سازمان در ابعاد مختلف، نحوه ارتباط و مهارت مدیران نکاتی ارائه داده‌ایم:

منظور از سطوح مدیریت در سازمان

در هر سازمان، سطوح مدیریتی به ترتیب از بالاترین به پایین‌ترین رده‌ها تقسیم می‌شوند. هر یک از این موقعیت‌های مدیریتی مسئولیت تأمین نیاز خاصی از سازمان را بر عهده دارند. برای تقسیم‌بندی این نقش‌ها و مسئولیت‌ها در سازمان، روش‌های مختلفی وجود دارد. با این حال، کارشناسان به طور عمومی سه سطح اصلی مدیریت را شناسایی کرده‌اند.

ساماندهی انواع سطوح مدیریت در سازمان

انواع سطوح مدیریت در سازمان به ۳ دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

مدیریت عالی (سطح استراتژیک) 

در این سطح، مدیرعامل، هیئت‌مدیره و مدیران ارشد سازمان حضور دارند. این سطح وظیفه تعیین چشم‌انداز، ماموریت سازمان و اهداف کلان سازمان را بر عهده دارد و تصمیمات استراتژیک و سیاست‌گذاری‌های بلندمدت را انجام می‌دهد.

مدیریت میانی 

مدیران میانی مانند مدیران بخش‌ها، شعب، یا دپارتمان‌ها در این سطح قرار دارند. آن‌ها مسئول اجرای استراتژی‌ها و برنامه‌های سازمانی تعیین‌شده توسط مدیریت عالی هستند و وظیفه دارند این استراتژی‌ها را به برنامه‌های عملیاتی و پروژه‌های خاص تبدیل کرده و آن‌ها را در سطح بخش‌ها و تیم‌ها پیاده‌سازی کنند. این سطح نقش مهمی در ارتباط و هماهنگی بین مدیریت عالی و مدیریت عملیاتی دارد.

مدیریت عملیاتی (سطح سرپرستی)  

مدیریت عملیاتی شامل سرپرستان و مدیران خط مقدم است که نزدیک‌ترین ارتباط را با کارکنان دارند. این سطح مسئول اجرای روزمره فعالیت‌ها، نظارت مستقیم بر عملکرد کارکنان، و اطمینان از تحقق اهداف کوتاه‌مدت است. تمرکز مدیریت عملیاتی بر کارایی و بهره‌وری فعالیت‌های روزانه است.

چرا مدیریت دارای سطوح مختلف است؟

مدیریت دارای سطوح مختلف است تا وظایف و مسئولیت‌ها به طور مناسب بین مدیران تقسیم شود و سازمان بتواند به شکل کارآمد و منظم اهداف خود را دنبال کند. این سطوح مختلف به دلایل زیر تعریف می‌شوند:

تقسیم وظایف و مسئولیت‌ها

هر سطح مدیریتی مسئولیت‌ها و تمرکز خاصی دارد، از تصمیمات کلان در مدیریت عالی گرفته تا نظارت بر فعالیت‌های روزمره در مدیریت عملیاتی. این تقسیم‌بندی به تمرکز بیشتر و بهره‌وری بالاتر در هر بخش کمک می‌کند.

تسهیل ارتباطات و هماهنگی

سطوح مختلف مدیریتی مانند پل ارتباطی بین مدیران ارشد و کارکنان عمل می‌کنند. مدیریت میانی نقش مهمی در انتقال اطلاعات و هماهنگی بین بخش‌ها دارد و از این طریق مانع از بروز سوءتفاهم‌ها و ناهماهنگی‌ها می‌شود.

تدوین استراتژی‌ها و اجرای آن‌ها

مدیران عالی استراتژی‌های کلان را تعیین می‌کنند، مدیران میانی این استراتژی‌ها را به برنامه‌های عملیاتی تبدیل می‌کنند و مدیران عملیاتی وظیفه اجرای آن‌ها را بر عهده دارند. این سلسله‌مراتب باعث می‌شود که اهداف سازمان از سطح کلان تا اجرایی به طور منسجم دنبال شوند.

نظارت و کنترل بهتر

سطوح مختلف مدیریتی باعث می‌شود که هر سطح بتواند بر اساس اختیارات خود بر عملکرد افراد و بخش‌های زیرمجموعه نظارت داشته باشد و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی انجام دهد.

مهارت‌های لازم برای مدیران

مدیران برای انجام موثر وظایف خود نیازمند مجموعه‌ای از مهارت‌های کلیدی هستند که به آن‌ها در تصمیم‌گیری، مدیریت منابع و هدایت تیم‌ها کمک می‌کند. مهارت‌های لازم برای مدیران به طور کلی به چند دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

مهارت‌های فنی  

شامل دانش و توانایی‌های تخصصی است که مدیران برای انجام وظایف مرتبط با حوزه کاری خود نیاز دارند. این مهارت‌ها به مدیران کمک می‌کند تا جزئیات فنی را درک کرده، فرآیندها را بهبود بخشند و به کارکنان راهنمایی‌های دقیقی ارائه دهند.

مهارت‌های انسانی (بین‌فردی)  

این مهارت‌ها شامل توانایی برقراری ارتباط موثر، انگیزش کارکنان، همدلی، و همکاری با دیگران است. مدیرانی که از مهارت‌های انسانی خوبی برخوردارند، می‌توانند روابط مثبتی با اعضای تیم برقرار کرده و به ایجاد انگیزه و حفظ روحیه در سازمان کمک کنند.

مهارت‌های ادراکی (مفهومی) 

مهارت‌های ادراکی به مدیران این امکان را می‌دهد که مسائل را به طور کلان و در ارتباط با اهداف کلی سازمان ببینند. این مهارت‌ها شامل تفکر استراتژیک، تجزیه و تحلیل، و حل مسئله است و به ویژه برای مدیران عالی که باید تصمیمات کلان بگیرند، اهمیت دارد.

مهارت‌های تصمیم‌گیری 

مدیران باید توانایی تصمیم‌گیری سریع و مؤثر در شرایط مختلف را داشته باشند. این مهارت‌ها شامل شناسایی گزینه‌ها، ارزیابی آن‌ها و انتخاب بهترین راهکار ممکن برای پیشبرد اهداف سازمان است.

مهارت‌های برنامه‌ریزی و سازماندهی

مدیران باید بتوانند برنامه‌ریزی کنند، منابع را به طور کارآمد تخصیص دهند و فعالیت‌ها را به نحوی سازماندهی کنند که اهداف محقق شوند. این مهارت‌ها شامل تنظیم برنامه‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت و مدیریت پروژه‌هاست.

مهارت‌های رهبری  

مهارت‌های رهبری شامل توانایی ایجاد انگیزه در کارکنان، الهام‌بخشی، هدایت تیم و تشویق آن‌ها به تلاش برای رسیدن به اهداف سازمانی است. یک مدیر با مهارت‌های رهبری قوی می‌تواند تیم را در مواجهه با چالش‌ها همراه و پایدار نگه دارد.

انواع سمت‌های مدیریتی در سازمان

در سازمان‌ها، سمت‌های مدیریتی مختلفی وجود دارد که هرکدام وظایف و مسئولیت‌های خاصی را بر عهده دارند. این سمت‌ها بسته به اندازه، ساختار و نوع سازمان متفاوت هستند، اما معمولا به چند دسته کلی تقسیم می‌شوند:

مدیرعامل (CEO) 

مدیرعامل بالاترین مقام اجرایی در سازمان است و مسئول اجرای اهداف و استراتژی‌های کلان سازمان می‌باشد. او تصمیمات کلیدی را در جهت رشد و موفقیت سازمان اتخاذ می‌کند و گزارش‌های خود را به هیئت‌مدیره ارائه می‌دهد.

مدیر ارشد عملیاتی (COO) 

مدیر ارشد عملیاتی مسئولیت نظارت بر عملیات روزانه سازمان و بهینه‌سازی فرآیندها و منابع را بر عهده دارد. او از نزدیک با مدیرعامل همکاری می‌کند و اطمینان می‌دهد که فعالیت‌های سازمان به درستی اجرا می‌شوند.

مدیر ارشد مالی (CFO)  

مدیر ارشد مالی به مدیریت منابع مالی و بودجه سازمان می‌پردازد. او مسئولیت نظارت بر امور مالی، تهیه گزارش‌های مالی، تحلیل سودآوری، و برنامه‌ریزی مالی را دارد تا سازمان به اهداف مالی خود دست یابد.

مدیر ارشد فناوری (CTO)  

مدیر ارشد فناوری بر تمامی بخش‌های فناوری و نوآوری نظارت دارد. او مسئولیت اجرای استراتژی‌های فناوری، به‌روزرسانی سیستم‌ها، و پیشبرد نوآوری‌ها را بر عهده دارد تا سازمان در زمینه فناوری به‌روز و رقابتی باقی بماند.

مدیر بازاریابی (CMO) 

مدیر بازاریابی استراتژی‌های بازاریابی و تبلیغاتی را تدوین و اجرا می‌کند. او مسئولیت توسعه برند، تحقیق بازار، برنامه‌ریزی کمپین‌های بازاریابی و جذب مشتریان جدید را بر عهده دارد.

مدیر منابع انسانی (HR Manager)  

مدیر منابع انسانی بر امور کارکنان نظارت می‌کند، شامل جذب و استخدام، آموزش و توسعه، مدیریت عملکرد و سیاست‌های منابع انسانی. او تلاش می‌کند محیط کاری ایده آل مثبت و پویایی را ایجاد کند که به جذب و حفظ کارکنان با استعداد کمک کند.

مدیر تولید یا عملیات (Production/Operations Manager)  

این مدیر مسئولیت مدیریت تولید، بهبود بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و نظارت بر فرآیندهای عملیاتی را بر عهده دارد. در صنایع تولیدی، مدیر تولید نقش مهمی در کیفیت محصولات و کارایی تولید ایفا می‌کند.

مدیر پروژه (Project Manager)  

مدیر پروژه مسئول برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت بر پروژه‌ها است و اطمینان می‌دهد که پروژه‌ها به موقع و با بودجه تعیین‌شده انجام شوند. او با تیم‌های مختلف همکاری می‌کند و ریسک‌های پروژه را مدیریت می‌کند.

مدیر محصول (Product Manager)  

مدیر محصول مسئول توسعه و بهبود محصولات سازمان است. او بر فرآیندهای مرتبط با طراحی، توسعه و بازاریابی محصولات نظارت دارد و تلاش می‌کند تا محصولاتی ایجاد کند که نیازهای مشتریان را برآورده کنند.

مدیر فروش (Sales Manager)  

مدیر فروش وظیفه دارد که استراتژی‌های فروش را توسعه دهد، تیم فروش را مدیریت کند و اهداف فروش را دنبال کند. او تلاش می‌کند تا درآمد سازمان افزایش یابد و سهم بازار حفظ یا گسترش یابد.

وظایف هر یک از سطوح مدیریت

وظایف هر یک از سطوح مدیریت در سازمان به طور خاص تعریف شده‌اند تا هر سطح به نوعی از فعالیت‌ها و تصمیمات بپردازد و به تحقق اهداف کلان سازمان کمک کند. وظایف این سطوح عبارتند از:

وظایف مدیریت عالی (سطح استراتژیک)  

تعیین چشم‌انداز سازمان و مأموریت: مدیریت عالی وظیفه تعیین جهت کلی و چشم‌انداز بلندمدت سازمان را دارد.

تدوین استراتژی و سیاست‌گذاری کلان: تصمیم‌گیری‌های کلان، تدوین استراتژی‌ها و سیاست‌های بلندمدت سازمان از وظایف این سطح است.

تخصیص منابع کلان: مدیریت عالی مسئولیت تخصیص منابع کلان به بخش‌های مختلف برای اجرای استراتژی‌ها را بر عهده دارد.

ایجاد و حفظ فرهنگ سازمانی: ایجاد و تقویت فرهنگ و ارزش‌های سازمانی برای هم‌سویی کارکنان با اهداف سازمان بر عهده این سطح است.

وظایف مدیریت میانی  

اجرای استراتژی‌های کلان: مدیریت میانی وظیفه تبدیل استراتژی‌های کلان به برنامه‌های عملیاتی را دارد.

هماهنگی بین بخش‌ها: مدیریت میانی وظیفه دارد که بخش‌های مختلف سازمان را هماهنگ کرده و از هم‌افزایی بین آن‌ها اطمینان حاصل کند.

مدیریت و نظارت بر عملکرد تیم‌ها: این سطح بر عملکرد مدیران عملیاتی و تیم‌ها نظارت می‌کند و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی انجام می‌دهد.

گزارش‌دهی به مدیریت عالی: مدیریت میانی گزارش‌های عملکردی و پیشرفت‌ها را به مدیریت عالی ارائه می‌دهد و آن‌ها را در جریان وضعیت سازمان قرار می‌دهد.

وظایف مدیریت عملیاتی (سطح سرپرستی)  

اجرای برنامه‌های عملیاتی روزمره: این سطح مستقیما به اجرای برنامه‌ها و فعالیت‌های روزانه می‌پردازد.

نظارت بر عملکرد کارکنان: مدیریت عملیاتی نظارت مستقیم بر عملکرد کارکنان و تیم‌ها دارد و بازخوردهای لازم را ارائه می‌دهد.

مدیریت منابع و تخصیص وظایف: سرپرستان و مدیران عملیاتی وظیفه تخصیص وظایف به کارکنان و مدیریت منابع برای دستیابی به اهداف کوتاه‌مدت را دارند.

حل مشکلات و چالش‌های روزمره: این سطح مسئول حل مسائل و مشکلات روزانه است و با مدیریت مشکلات اجرایی سر و کار دارد تا جریان کاری بدون وقفه ادامه یابد.

ارتباط میان سطوح مدیریت با ساختار سازمانی

ارتباط میان سطوح مدیریت و ساختار سازمانی به این معناست که سطوح مختلف مدیریت در هر سازمان بر اساس نوع و پیچیدگی ساختار آن تعریف می‌شوند و نحوه هماهنگی، ارتباطات و تقسیم وظایف میان سطوح مدیریت به نوع ساختار سازمانی وابسته است. این ارتباط را می‌توان به این صورت توضیح داد:

سازمان‌های سلسله‌مراتبی (سنتی)  

در این ساختار، سطوح مدیریت به صورت کاملا مشخص و طبقه‌بندی شده تعریف می‌شوند. هر سطح مدیریت وظایف و اختیارات خاصی دارد که با سطوح پایین‌تر متفاوت است و دستورات از بالا به پایین انتقال می‌یابند. مدیران عالی استراتژی‌ها را تعیین می‌کنند، مدیران میانی آن‌ها را به برنامه‌های عملیاتی تبدیل می‌کنند و مدیران عملیاتی مسئول اجرای دقیق آن‌ها هستند. این ساختار برای سازمان‌های بزرگ که نیاز به کنترل قوی دارند، مناسب است.

سازمان‌های ماتریسی  

در این ساختار، اعضای تیم‌ها ممکن است به طور همزمان به چند مدیر گزارش دهند (مثلا مدیر پروژه و مدیر بخش). در سازمان‌های ماتریسی، ارتباطات میان سطوح مدیریتی پیچیده‌تر است، زیرا مدیران پروژه و مدیران وظیفه‌ای باید با هم همکاری کنند و مسئولیت‌های خود را در پروژه‌ها و وظایف مشترک هماهنگ نمایند. این ساختار اغلب در سازمان‌هایی استفاده می‌شود که نیازمند انعطاف‌پذیری و نوآوری بیشتر هستند.

سازمان‌های تخت

در ساختارهای تخت، تعداد سطوح مدیریت بسیار کم است یا ممکن است اصلا سطح مدیریتی مشخصی وجود نداشته باشد. این ساختار معمولا در سازمان‌های کوچک‌تر یا استارتاپ‌ها رایج است که در آن ارتباطات میان مدیران و کارکنان به صورت مستقیم و بدون واسطه انجام می‌شود. ساختارهای تخت باعث کاهش سلسله‌مراتب و افزایش تعاملات مستقیم میان مدیران و کارکنان می‌شود و به سرعت در تصمیم‌گیری و اجرای تغییرات کمک می‌کند.

سازمان‌های شبکه‌ای  

 در ساختار شبکه‌ای، سازمان با استفاده از مشارکت‌ها و همکاری‌های خارجی وظایف خود را انجام می‌دهد و از روابط انعطاف‌پذیر میان واحدها و تیم‌های مختلف استفاده می‌کند. این ساختار به سطوح مدیریتی انعطاف‌پذیری می‌بخشد و مدیران می‌توانند با شرکا، تأمین‌کنندگان و سایر واحدهای خارجی ارتباط برقرار کنند و وظایف مدیریتی خود را فراتر از مرزهای سازمان انجام دهند.

سازمان‌های تیم‌محور  

در این ساختار، کارها بر اساس تیم‌ها و پروژه‌های مختلف سازماندهی می‌شوند. سطوح مدیریت به جای تمرکز بر سلسله‌مراتب ثابت، بر اساس تیم‌ها و واحدهای کاری تعریف می‌شود. ارتباطات میان مدیران و تیم‌ها در این ساختار منعطف‌تر است و مدیران بیشتر در نقش هدایت‌گر و تسهیل‌کننده عمل می‌کنند تا مدیر دستور‌دهنده. این ساختار برای سازمان‌های نوآور و پروژه‌محور مناسب است.

نتیجه‌گیری

سطوح مدیریت در سازمان‌ها به سه بخش اصلی تقسیم می‌شود که شامل مدیریت عالی، مدیریت میانی، و مدیریت عملیاتی است. مدیریت عالی، تدوین اهداف کلان و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک سازمان را به عهده می‌گیرد. مدیران میانی بر اجرای سیاست‌های کلان و هماهنگی بین بخش‌ها نظارت دارند و نقش ارتباطی میان مدیریت عالی و سطوح عملیاتی را ایفا می‌کنند. مدیریت عملیاتی که در پایین‌ترین سطح قرار دارد، وظیفه هدایت مستقیم تیم‌های اجرایی و پیگیری فعالیت‌های روزانه را بر عهده دارد. این تقسیم‌بندی باعث می‌شود وظایف و اختیارات در سازمان به وضوح مشخص و هماهنگی میان بخش‌ها بهتر صورت گیرد.